Social Distancing: Virtual Identity zieht Zwi...
 
Social Distancing

Virtual Identity zieht Zwischenbilanz über virtuelles Workshopleben

Virtual Identity
VI-Geschäftsführer Amir Tavakolian sieht gute Vorbereitung und eine klare "Hausordnung" als wichtigste Voraussetzungen für gelungenen Austausch mit mehreren Teilnehmern im virtuellen Raum.
VI-Geschäftsführer Amir Tavakolian sieht gute Vorbereitung und eine klare "Hausordnung" als wichtigste Voraussetzungen für gelungenen Austausch mit mehreren Teilnehmern im virtuellen Raum.

Die Digitalagentur Virtual Identity hat wie alle anderen in der Branche angesichts der Covid-19-Krise die Arbeit großteils in den virtuellen Raum verlagern müssen. Auch das dabei besonders herausfordernde Setting von Konferenzen und Workshops mit mehreren Teilnehmern lässt sich bei Einhaltung einiger klarer Regeln gut umsetzen, ist die Agentur nach ersten Erfahrungen überzeugt.

"Etwas Fingerspitzengefühl und einfache Tools" seien die wichtigsten Zutaten, um auch im virtuellen Raum Meetings im größeren Kreis produktiv und erfolgreich ablaufen zu lassen, ist VI-Geschäftsführer Amir Tavakolian überzeugt. Das wiederum sei nötig. So sehr Home Office an sich keine Neuheit in der Kommunikationsbranche sei, so sehr sei das bei fehlender Face-to-Face-Kommunikation schon der Fall. Dabei brauche es gar keine Absage von essenziellen Strategie-Workshops und Terminen, die gerade jetzt nötig seien, um Aktivitäten und Maßnahmen der kommenden Monate zu definieren.


Was aus Tavakolians Sicht nicht funktioniert, ist das "Copy/Paste" von Mechanismen und Workflows aus Meetingräumen im virtuellen Raum: "Workshops dauern oft einen ganzen Tag. Aber niemand kann sich acht Stunden auf eine Video-Konferenz konzentrieren." Das wüssten auch Kunden und trauten digitalen Workshops daher oft noch nicht. Mit klaren Abläufen und passendem Setup könnten solche Bedenken jedoch zerstreut werden. Vor allem sollte die Agenda dem Screen-Setting angepasst werden, das bedeutet: Einheiten in Blöcken von maximal einer Stunde mit Bildschirmpausen danach. Diese bieten Teilnehmern die Chance, "vom Bildschirm aufzustehen, die Inhalte sickern zu lassen und mögliche Fragen zu formulieren". Zudem solle die Agenda früh genug fertig gestellt werden, um Teilnehmer vorab über Themen und Struktur des Termins zu informieren.

'Vorbereitung ist alles'

Überhaupt ist Tavakolian überzeugt: "Vorbereitung ist alles." Das betreffe neben den Themen und der Information darüber etwa auch die Teilnehmerliste, die allenfalls reduziert werden könne, um Kommunikation zu vereinfachen. Zudem gelte es, die technische Infrastruktur zuerst intern unter realistischen Bedingungen auf Funktion und Tauglichkeit zu überprüfen. Bei Virtual Identity sind neben MS Teams etwa digitale Whiteboards (Miro), Live-Umfragen (MS Forms) und digitale Projektmanagement-Tools (Asana) im Einsatz.

Damit Kommunikation als Sinn und Zweck von Meetings stattfinden könne, brauche es zudem im virtuellen Raum klarere Regeln als sonst, lautet einer der Erfahrungswerte von Virtual Identity in der neuen Arbeitsrealität. Das beginne beim Stummschalten von Mikros, solange andere am Wort sind. Damit spontaner Austausch dennoch möglich ist, sollten Kommentare, Rückfragen und Anregungen, idealerweise von einem Live-Community-Manager betreut, in einem parallel laufenden Chat gebündelt werden, empfiehlt Tavakolian. Dazu sei keine große Infrastruktur nötig: Bei einem Workshop habe Virtual Identity etwa mit einem dafür geschaffenen Instagram-Channel gearbeitet, in dem Postings über Likes und Kommentare den Charakter von Live-Votings bekamen. Ermutigung zu Kommunikation und Austausch solle schließlich auch am Ende von virtuellen Treffen stehen, bei dem Absprachen zu den nächsten Schritten und Verantwortlichkeiten definiert werden sollten, damit "jeder aus dem Meeting geht und weiß, was er/sie zu tun hat".

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