Post baut Business-Lösung zur digitalen Sendu...
 

Post baut Business-Lösung zur digitalen Sendungsverfolgung aus

STEFANIE J. STEINDL
Martin Ferger
Martin Ferger

„Mailroom Tracking“ soll unter anderem Rechtssicherheit in der Postbearbeitung im Hinblick auf DSGVO schaffen.

Trotz zunehmender Digitalisierung erhalten Unternehmen und Organisationen wie etwa Banken, Behörden und Versicherungen nach wie vor große Mengen an Dokumenten per Post. „Größere Unternehmen, die eine eigene Poststelle betreiben oder die Eingangspost an mehrere dezentrale Standorte verteilen müssen, werden dabei durch steigende Dokumentationspflichten und verschärfte Datenschutz-Richtlinien vor wachsende Herausforderungen gestellt“, sagt Martin Ferger, Leiter des Fachbereichs Dokumentenlogistik im Post-Geschäftsfeld Mail Solutions. „Vor allem im Hinblick auf die im Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutz-Grundverordnung ergeben sich komplexe Fragestellungen, wie eingeschriebene Sendungen, RSa/RSb-Briefe, Pakete sowie Warensendungen innerhalb der eigenen Organisation erfasst und zugestellt oder geöffnet, digital weiterverarbeitet und archiviert werden müssen“, erklärt Astrid Schuhmann, Rechtsexpertin der Post. „Besonders bei Sendungen mit Wert und jenen mit erhöhten Dokumentationspflichten, wie beispielsweise bei Einschreiben, sind die Nachvollziehbarkeit sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus von höchster Relevanz.“

Um diese Geschäftsprozesse zu vereinfachen und eine Zeit- und Kostenersparnis zu ermöglichen, unterstützt die Post Geschäftskunden mit der Software-Lösung „Post Cloud Mailroom Tracking“ zur digitalen Dokumentation und effizienten Zustellkontrolle eingehender und ausgehender Sendungen.

So funktionieren Erfassung, Zustellung und Archivierung
Durch die Anwendung „Mailroom Tracking“ lässt sich transparent nachvollziehen, wann eine Sendung eintraf, weitergeleitet wurde und welcher Mitarbeiter sie übernommen hat. Jede einlangende Sendung kann mittels Handy-App oder stationärem Scanner über die Barcode-Nummer registriert werden. Die Sendungsnummer wird elektronisch und damit fehlerfrei übernommen. Die weiteren Zustellschritte werden revisionssicher in elektronischen Protokollen dokumentiert und sind in Echtzeit nachverfolgbar bzw. dauerhaft unter dem jeweiligen Sendungs-Barcode archiviert.

„Die Komplettlösung vereinfacht die zentrale Erfassung von Sendungen, protokolliert lückenlos den Postlauf und den Auslieferungsstatus und stellt die Prozesskette innerhalb des Unternehmens auf Knopfdruck transparent dar. Zudem ermöglicht sie die papierlose, digitale Archivierung der Poststücke inklusive umfangreicher Suchfunktionen“, fasst Ferger die Vorteile zusammen. Via PC, Tablet und Smartphone ist ein flexibler und ortsungebundener Zugriff auf digitalisierte Dokumente möglich. Ein Berechtigungssystem regelt die Zugriffsmöglichkeiten auf die einzelnen Postkörbe und die darin enthaltenen Dokumente. 

Weitere Informationen zu „Mailroom Tracking“

Erklärvideo zu „Mailroom Tracking“:



[Red.]
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