Interne Kommunikation: Wie sich die E-Mail ge...
 

Interne Kommunikation: Wie sich die E-Mail gegen Slack, Skype und Dropbox behauptet

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Computer, Laptop or Tablet, Smartphone, Display Isolated on White Background, Workspace Mock up for your Design Illustration. 3D Rendering
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Immer mehr Unternehmen setzen auf Skype, Slack, Dropbox und Co. Dennoch ist die klassische E-Mail nach wie vor Kommunikationsmittel Nummer eins. Horizont skizziert, was hinter dem Abgesang steckt.

Dieser Artikel erschien zuerst in der Print-Ausgabe des HORRIZONT, Nr. 34-35.

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Im Jahr 2011 startete das IT-Unternehmen Atos die Initiative „Zero Email“. Das Ziel: Bis zum Jahr 2013 sollten die Mitarbeiter untereinander keine E-Mails mehr verschicken. Denn das Senden und Empfangen der elektronischen Post sei zeitraubend und von vielen unwichtigen Nachrichten geprägt, so CEO Thierry Breton damals. Ganz hat man dieses Ziel nicht erreicht. „Aber wir sind auf dem Weg zur Zero-E-Mail-Company ein großes Stück vorangekommen“, sagt Johann Martin Schachner. Er ist Country Manager für Atos Österreich. Zwar verschicke er auch heute immer noch die eine oder andere E-Mail innerhalb des Unternehmens. Aber: „2016 haben wir unsere internen E-Mails um rund 70 Prozent reduziert.“

Anstelle der E-Mail setzt Atos intern nun auf mehrere Kanäle. Zum Beispiel auf einen Instant-Messaging-Dienst. Über diesen könne man sich viel effizienter als über die träge E-Mail austauschen. „Kommunikation ist heute prozess- und zweck­orientierter“, so Schachner. Die interne Unternehmenskommunikation werde meist nicht mehr durch eine E-Mail oder einen Telefonanruf bestimmt, sondern entstehe auf vielfältige Weise um ein Projekt herum. „Da hat man zum Beispiel ein Protokoll, einen Projektbericht, ein Telefongespräch und ein virtuelles Meeting“, sagt Schachner.

E-Mail-Vermeidung – mit diesem Bestreben ist Atos nicht alleine. Auch bei der Hotelsuchmaschine trivago sind interne E-Mails quasi im Aussterben begriffen. Zum beruflichen Chatten verwenden Mitarbeiter hier beispielsweise den Instant-Messaging-Dienst Slack und zum Filesharing wird Dropbox eingesetzt, erklärt Elsbeth Reinke. Sie ist bei trivago für für Internal Communications, Tools & Processes zuständig. „Die E-Mail ist für uns einfach nicht die richtige Wahl, weil sie uns darin einschränkt, mit wem wir die Information teilen“, sagt Reinke.

Abbilden von Hierarchien

Ist die E-Mail für die interne Kommunikation heute tatsächlich zu veraltet? „Effizient ist sie nicht mehr“, sagt Thomas Schmutzer. Er ist Geschäftsführer und Gesellschafter von HMP Beratung und berät Unternehmen zum Thema Technologie. Nach wie vor sei die E-Mail allerdings das meistgenutzte Kommunikationsmittel, auch intern. „Weil es bekannt und verständlich ist“, sagt Schmutzer. „Außerdem bildet es hierarchische Strukturen ab“. Bei der E-Mail gibt es einen Sender und ausgewählte Empfänger und, jedenfalls in größeren Unternehmen, schickt nicht jeder Mitarbeiter dem Chef ohne Weiteres eine E-Mail. Bei neueren Kommunikationsmitteln, wie etwa einem Chat, sei das anders – und damit müsse man umgehen können: „Sie haben eine Führungsposition inne und plötzlich werden Sie von jemandem drei Ebenen unter Ihnen direkt angeschrieben – wie gehen Sie damit um?“ Inwieweit ein Unternehmen intern auf die E-Mail verzichten kann, sei auch eine kulturelle Frage. Johann Martin Schachner von Atos Österreich kann das nachvollziehen. Er glaubt aber, dass die Sichtweise „Ich bin der Chef und delegiere nach unten“ immer mehr der Vergangenheit angehöre. Vor allem, wenn viel in Projekten gearbeitet wird, gehe es in erster Linie um einen schnellen Informationsaustausch – woher die Information kommt, sei dabei weniger wichtig.

Instant-Messaging, File-Sharing-Tools, Business Social Networks – die moderne Welt der internen Unternehmenskommunikation wird von vielen unterschiedlichen Kanälen geprägt. Auch wenn diese auf einer Plattform zusammengefasst werden können, besteht eine gewisse Unübersichtlichkeit. Während immer wieder neue Tools hinzukommen, bleiben ältere meist bestehen. „Denken Sie nur an das Faxgerät“, sagt Unternehmensberater Schmutzer. Die ständig wachsende Fülle an Kommunikationskanälen ist auch problematisch. Denn welchen Kanal man nutzt, hänge häufig auch von der eigenen Erfahrung ab oder davon, was in der jeweiligen Branche üblich ist. „Und damit kommt man in die babylonische Sprachverwirrung: Jeder verwendet den Kanal, von dem er glaubt, er sei der beste und versteht dabei nicht, warum dieser bei manch anderem vielleicht nicht so gut ankommt“, sagt Schmutzer.

Problemzone Datenschutz

Inwieweit man Mitarbeitern bei der internen Kommunikation freie Wahl lassen soll, sei eine schwierige Frage, sagt Schmutzer. Er kann einerseits verstehen, dass so manche Teams lieber auf Apps zurückgreifen, die sie aus dem privaten Alltag kennen und die gut funktionieren – vor allem, wenn das vergleichbare Tool, das im Unternehmen angeboten wird, schlechter funktioniert. Eine WhatsApp-Gruppe für ein berufliches Projekt ist schnell erstellt und kann sehr praktisch sein. Aber: „Wo liegen die Daten? Wer kann die Gespräche mitlesen? Was sind die rechtlichen Konsequenzen?“, sagt Schmutzer. Für Schachner von Atos ist daher klar: „Interne Kommunikation sollte man nicht über externe Kommunikationswege abwickeln.“

Interne Unternehmenskommunikation findet heute auch häufig außerhalb der Arbeitszeit statt, zum Beispiel unterwegs am Smartphone. Bei trivago lautet die Devise: Bring your own Device – Slack und Dropbox sind also am eigenen Handy installiert, erklärt Reinke. „Aber wir würden von unseren Mitarbeitern niemals erwarten, dass sie jeden Tag ununterbrochen für uns verfügbar sind.“ Dass Beruf und Privatleben immer mehr zu verschwimmen drohen, sei eher ein allgemeines Phänomen, glaubt Schmutzer. „Diese Herausforderung besteht unabhängig von den Tools, die gibt es auch bei der E-Mail.“

Beruf und Privatleben gehen durch die Digitalisierung immer mehr ineinander über, darauf deutet unter anderem auch eine aktuelle Befragung unter Fach- und Führungspersonen in der Schweiz der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ZHAW hin. Rund 46 Prozent der Befragten sind auch außerhalb der Arbeitszeit für ihre Arbeitgeber digital erreichbar. Die Befragung relativiert allerdings auch den Abgesang auf die E-Mail: Teamkommunikation laufe immer noch zu 29 Prozent via E-Mail und zu 28 Prozent über Meetings und informelle Absprachen ab. Neuere Kanäle wie Skype oder Slack würden dagegen nur wenig genutzt werden.

[Lukas Plank]
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